Nota: en este post presupongo que ya sabes qué es GTD y Quicksilver, y que tienes cierta curiosidad por mejorar tu flujo de trabajo y la gestión de tu tiempo.
Si lo de GTD te suena a siglas de un partido político, te recomiendo que te des un paseo por estos enlaces:
- La web de David Allen, creador de “Getting Thing Done”
- De la misma web, “What is GTD?”
En castellano no he encontrado nada en Google, a pesar de que el libro lleva unos meses publicado en nuestro idioma. Si alguien conoce algún recurso interesante sobre GTD en castellano, que avise en los comentarios.
Empezamos
Este post no pretende ser un curso completo de GTD. Es, simplemente, una recolección de técnicas que uso a diario para gestionar el trabajo.
Vaya por delante que es más GTD en la filosofía que en la práctica. GTD es una técnica que requiere disciplina, y eso es algo de lo que siempre he carecido :)
En primer lugar, voy a exponer sobre qué 3 bases se apoya mi flujo de trabajo:
Flow State
o la capacidad para “desconectar” del entorno y concentrarte exclusivamente en la tarea que tienes entre manos. También conocido como “la zona”. Si no sabes de qué estoy hablando y trabajas con ordenadores, te debes a ti mismo leer este artículo e investigar sobre el tema.
Inbox 0
o “0 mensajes en la bandeja de entrada”. Un poco más adelante contaré por qué es importante y cómo se consigue.
Memoria 0
que es una medida simple para reducir el stress: deja de mantener en la cabeza listas de cosas. Hay mil herramientas para esto, y una de ellas es perfecta para ti.
Mis herramientas
Como ya digo, hay cientos de herramientas para gestionar tu flujo de trabajo. Basecamp, Backpack, Remember The Milk, Palms, Smartphones, agendas, Moleskines, servilletas, pizarras…
Cada persona es un mundo, y se sentirá mejor usando una u otra según su personalidad o el contexto de trabajo. Por ejemplo, Basecamp es una muy buena herramienta en el trabajo, pero para casa prefiero Backpack. Un buen lugar donde mantenerse informado sobre estas herramientas es el blog de Merlin Mann: 43 folders.
Personalmente, mi arsenal para GTD consiste en:
- una agenda de papel, con anillas. Después de usar varias PDAs, teléfonos, wikis, Outlook… siempre acabo confiando en algo que casi nunca falla: el papel.
- Mail.app, el cliente de correo de Apple. Para gestionar el correo Como Dios Manda™ tienes que usar una cuenta IMAP. Se puede decir más alto, pero no más claro :)
- Quicksilver, el programa definitivo que vale para (casi) todo.
- MailActOn, un plugin para Mail.app que vale su peso en oro.
- Actiontastic, un descubrimiento reciente que me ha conquistado (y que es en realidad el culpable de que esté escribiendo este post)
Inbox 0
El concepto de “Inbox 0″ lo acuñó Merlin Mann, y en 43 folders tienen una sección especial dedicada al asunto.
La bandeja de entrada de nuestro cliente de correo es la puerta por donde entra hoy por hoy la mayoría de nuestro trabajo, en forma de citas, tareas, recordatorios o los malditos “coñacitos de reenviar”.
Si miras tu bandeja de entrada y tienes 450 mails, 37 de ellos sin responder y 15 marcados como “Urgente” puedes pensar que tienes un problema de saturación, pero lo más probable es que simplemente te falte sólo un poco de organización.
Merlin Mann publicó un truco infalible para vaciar tu bandeja de entrada: mueve todos los mensajes a otra carpeta.
Sí, yo también me reí mucho cuando lo leí por primera vez.
Y luego lo probé.
Y entonces dejé de reirme.
Adelante. Crea una carpeta “@archivo” (la arroba es para que salga la primera en la lista de carpetas) y arrastra todos los correos de la bandeja de entrada.
Si no te atreves (como me pasó a mí la primera vez que lo intenté :) deja sólo los correos de la última semana. O el último mes. O del tiempo que necesites para sentirte a salvo. Pero mentalízate de que el objetivo final es este:
Para archivar los mensajes que vayan llegando a partir de ahora, vamos a usar una convención de GTD: los contextos.
Un contexto es un “sitio” en el que se realiza una tarea. Aquí “sitio” puede ser un lugar físico, un programa, un estado mental…
Mis contextos en Mail.app son:
- @archive, donde se guarda todo una vez que se ha procesado (siguiendo la “regla de los 2 minutos” de David Allen)
- @do, donde guardo los mails que contienen tareas que tardaré más de 2 minutos en realizar.
- @later, donde guardo mails con información interesante para revisar y que no tengo tiempo de mirar ahora mismo. Aquí sólo guardo mails que tienen o podrían tener algo que ver con proyectos que estén activos. Si no, su sitio es @archivo.
- @reply, donde guardo los mails que voy a tardar más de 2 minutos en responder.
Para archivar los mensajes uso MailActOn, un plugin de Mail.app que te permite asignar atajos de teclado a reglas de filtrado de correo:
Si me llega un mail que quiero archivar, simplemente pulso CTRL + A y desaparece de la bandeja de entrada. CTRL + D lo mueve a @do, CTRL + S (de “Save”) lo mueve a @later y CTRL + R lo mueve a @reply. Todas las teclas están bastante cerca, con lo que normalmente no suelo perder más de 2 segundos en sacar un mensaje de la bandeja de entrada (salvo que lo vaya a responder en menos de 2 minutos, entonces se queda en la bandeja hasta que envíe la respuesta)
O sea, esto:
Contextos
De momento la cosa parece complicada, pero en realidad una vez que te haces con el sistema de archivo de mails se convierte en algo natural y lo harás sin pensar (que es la idea de todo el sistema, en realidad)
Pero salvo que te paguen por archivar emails, todavía no hemos hecho nada productivo (intenta pedir un aumento de sueldo por tener 0 mensajes en la bandeja de entrada, a ver qué pasa… :)
Merlin Mann afirma que tiene configurado su cliente de correo para descargar los mensajes nuevos una vez cada hora. Salvo que trabajes en un servicio de urgencias, en una central nuclear, o arreglando bugs de la beta de La Coctelera, no pasa nada si tardas (como mucho) una hora en contestar un mail (en serio).
La idea es que el tiempo que no estés archivando correos estés currando (sorprendente esto de la economía capitalista, oiga), y entonces es cuando realmente empiezan a ser útiles los contextos.
Digamos que ya has archivado tus mails. El siguiente paso, según cómo sea tu forma de trabajo, es entrar en la carpeta @do o en @reply, y empezar a cerrar tareas.
En estas dos carpetas, tengo una vista por orden cronológico. Primero, los mails más antiguos. Empiezo por el primero, y voy completando las tareas usando el “clásico” flujo de GTD.
Hay quien recomienda reservar un tiempo fijo al día para contestar emails (y tengo algún compañero que es super fan de esa idea), pero yo normalmente suelo hacer sesiones de curro intenso de 45 minutos seguidas de sesiones de 15 de “intendencia” (ordenar mails, contestar pendientes en @reply… leer el Bloglines :)
Los días en que hay mucho jaleo, cambio las sesiones de 45 minutos por sesiones de “Hasta Que Veas Borroso™” (con el cliente de mail cerrado) con pausas más largas.
Para el tema del Flow State, iTunes y unos cascos decentes son una ayuda inestimable.
En el próximo episodio, veremos cómo usar Quicksilver y Actiontastic para convertir mails en tareas y para captura de “marrones” que no vengan por email, y cómo la “Memoria 0″ nos permitirá “desconectar” del trabajo con más facilidad.
¡Hasta la próxima!
Magnifico!! Muchas gracias por dedicarle un tramo de 45 minutos. Tengo algunas cosas guardadas en relacion a gtd en mi delicious “enfermizo” ;) http://del.icio.us/oopsh/gtd Me gusta mucho tu blog, saludos
Me has dejado boquiabierto, no sólo con la detallada información sino que también me ha picado la curiosidad con lo del GTD que hasta ahora no me había dado la gana de averiguar que es. Si mis cálculos no fallan, creo que estas apunto de cambiarme la vida con este post! Gracias
¡Gracias por el post! La verdad es que andaba buscando un sistema GTD para el Mac, y lo que veía no terminaba de convencerme.
(Por cierto, me sorprende queno uses el GTD bundle de Textmate)
¡¡Cómo te lo curras!! Enhorabuena por el post.
Para mí las siglas GTD eran algo así como “Gran Turismo Diesel” :) En serio, me ha picado la curiosidad y tengo ganas de ver los siguientes artículos. Creo que me estás empezando a cambiar la vida :)
Grande! En serio gran articulo. Espero el siguiente, seguro que es mejor :)
Muy bueno. He empezado a leer sobre el tema y creo que voy a aplicar algunas de las técnicas.
Pero tengo una crítica, ¡ las masas necesitamos la segunda parte ! ¿ Como se te ocurre dejar la parte de desconectar del trabajo para el final ? ¡ Es la más importante ! :-P
salud.
Felicidades Ale por escribir el post del año :)
Felicidades por tu post, está muy currado y creo que me va a ser de gran ayuda. En cuanto al tema del “Flow” o Fluir, existe un excelente libro en castellano del padre de la criatura: Mihaly Csikszentmihalyi, si alguien está interesado puede leer algunos fragmentos en mi web http://wiki.us.es/juanan/wakka.php?wakka=FluirFlow antes de le lanzarse a comprarlo, cosa que recomiendo a todos.
Gran post, Ale, muy informativo. Espero con ganas la secuela.
Yo recientemente he encontrado un web en español sobre GTD, que está bastante bien: http://canasto.es
Gracias, Eduardo!
Este va directo al Bloglines :D
Como ya dices: ‘Cada persona es un mundo’ y por tanto es tan interesante leer como has implementado la filosofía de GTD.
Muy buen post, estoy usando lo explicado en esta primera parte y funciona muy bien, pero estoy a la expectativa de la seunda parte, por cierto, es posible crear un evento iCal a partir de un correo recibido automáticamente?
Isaac » Puedes probar Event Maker. Acaba de sacar una versión nueva, y hay a quien le gusta mucho. Yo personalmente no lo uso. Aunque ya lo contaré en la segunda parte del artículo, para eso prefiero Quicksilver + Actiontastic.
Si no, siempre nos queda esperar a que salga Leopard con su “Create ToDo from message” :D
Artículo genial, yo estoy empezando en el tema este de gtd. Para cuando la segunda parte? :P
Muchas gracias, la verdad no tenia ni idea de que significa GTD pero tu artículo me ha picado la curiosidad y llevo unos días intentando comprender un poco la filosofía del método, así que esperaré con ansias la continuación.
Saludos.
Después de un tiempo investigando acabo de publicar mi manera de aplicar GTD. Si a alguien le interesa lo tengo en http://www.jesuscarrera.info/2007/05/18/aplicando-gtd/
Muy bueno tu articulo y especialmente recomendado el de Jesus
No dejéis de echarle un ojo al programa iGTD http://www.igtd.pl/iGTD/
Muchas gracias, me ha servido de mucho y realmente he estado buscando desde hace bastante tiempo una manera para organizar mis tareas pendientes. Me gustaría saber cuándo publicarás la segunda parte de esta entrada.
Respecto a tu post tengo algunas preguntas: ¿Has pensado integrar las herramientas de “leopard” (mail to-do, ical, …) a tu fluo de trabajo? (tal vez lo menciones en la segunda parte de esta entrada) En mi caso trabajo con múltiples cuentas (exchange, gmail, yahoo-pop); veo que tienes las carpetas @replay, @archive, etc dentro de “inbox”, me imagino que esto funciona cuando tienes una cuenta única, pero para múltiples cuentas tiene que haber una carpeta de contexto para cada correo, o una sola que las integre todas. ¿Qué hacer con correos antiguos (más de un año), para tenerlos disponibles en caso de necesidad, pero que tampoco te quite mucho espacio de disco y que no alenten el programa mail (sobre todo para computadoras más antiguas como mi powerbook)?