GTD con Quicksilver, Mail.app y Actiontastic (Primera Parte)

Nota: en este post presupongo que ya sabes qué es GTD y Quicksilver, y que tienes cierta curiosidad por mejorar tu flujo de trabajo y la gestión de tu tiempo.

Si lo de GTD te suena a siglas de un partido político, te recomiendo que te des un paseo por estos enlaces:

En castellano no he encontrado nada en Google, a pesar de que el libro lleva unos meses publicado en nuestro idioma. Si alguien conoce algún recurso interesante sobre GTD en castellano, que avise en los comentarios.

Empezamos

Este post no pretende ser un curso completo de GTD. Es, simplemente, una recolección de técnicas que uso a diario para gestionar el trabajo.

Vaya por delante que es más GTD en la filosofía que en la práctica. GTD es una técnica que requiere disciplina, y eso es algo de lo que siempre he carecido :)

En primer lugar, voy a exponer sobre qué 3 bases se apoya mi flujo de trabajo:

Flow State

o la capacidad para “desconectar” del entorno y concentrarte exclusivamente en la tarea que tienes entre manos. También conocido como “la zona”. Si no sabes de qué estoy hablando y trabajas con ordenadores, te debes a ti mismo leer este artículo e investigar sobre el tema.

Inbox 0

o “0 mensajes en la bandeja de entrada”. Un poco más adelante contaré por qué es importante y cómo se consigue.

Memoria 0

que es una medida simple para reducir el stress: deja de mantener en la cabeza listas de cosas. Hay mil herramientas para esto, y una de ellas es perfecta para ti.

Mis herramientas

Como ya digo, hay cientos de herramientas para gestionar tu flujo de trabajo. Basecamp, Backpack, Remember The Milk, Palms, Smartphones, agendas, Moleskines, servilletas, pizarras…

Cada persona es un mundo, y se sentirá mejor usando una u otra según su personalidad o el contexto de trabajo. Por ejemplo, Basecamp es una muy buena herramienta en el trabajo, pero para casa prefiero Backpack. Un buen lugar donde mantenerse informado sobre estas herramientas es el blog de Merlin Mann: 43 folders.

Personalmente, mi arsenal para GTD consiste en:

  • una agenda de papel, con anillas. Después de usar varias PDAs, teléfonos, wikis, Outlook… siempre acabo confiando en algo que casi nunca falla: el papel.
  • Mail.app, el cliente de correo de Apple. Para gestionar el correo Como Dios Manda™ tienes que usar una cuenta IMAP. Se puede decir más alto, pero no más claro :)
  • Quicksilver, el programa definitivo que vale para (casi) todo.
  • MailActOn, un plugin para Mail.app que vale su peso en oro.
  • Actiontastic, un descubrimiento reciente que me ha conquistado (y que es en realidad el culpable de que esté escribiendo este post)

Inbox 0

El concepto de “Inbox 0″ lo acuñó Merlin Mann, y en 43 folders tienen una sección especial dedicada al asunto.

La bandeja de entrada de nuestro cliente de correo es la puerta por donde entra hoy por hoy la mayoría de nuestro trabajo, en forma de citas, tareas, recordatorios o los malditos “coñacitos de reenviar”.

Si miras tu bandeja de entrada y tienes 450 mails, 37 de ellos sin responder y 15 marcados como “Urgente” puedes pensar que tienes un problema de saturación, pero lo más probable es que simplemente te falte sólo un poco de organización.

Merlin Mann publicó un truco infalible para vaciar tu bandeja de entrada: mueve todos los mensajes a otra carpeta.

Sí, yo también me reí mucho cuando lo leí por primera vez.

Y luego lo probé.

Y entonces dejé de reirme.

Adelante. Crea una carpeta “@archivo” (la arroba es para que salga la primera en la lista de carpetas) y arrastra todos los correos de la bandeja de entrada.

Vaciando la bandeja de entrada

Si no te atreves (como me pasó a mí la primera vez que lo intenté :) deja sólo los correos de la última semana. O el último mes. O del tiempo que necesites para sentirte a salvo. Pero mentalízate de que el objetivo final es este:

Inbox Zero

Para archivar los mensajes que vayan llegando a partir de ahora, vamos a usar una convención de GTD: los contextos.

Un contexto es un “sitio” en el que se realiza una tarea. Aquí “sitio” puede ser un lugar físico, un programa, un estado mental…

Mis contextos en Mail.app son:

  • @archive, donde se guarda todo una vez que se ha procesado (siguiendo la “regla de los 2 minutos” de David Allen)
  • @do, donde guardo los mails que contienen tareas que tardaré más de 2 minutos en realizar.
  • @later, donde guardo mails con información interesante para revisar y que no tengo tiempo de mirar ahora mismo. Aquí sólo guardo mails que tienen o podrían tener algo que ver con proyectos que estén activos. Si no, su sitio es @archivo.
  • @reply, donde guardo los mails que voy a tardar más de 2 minutos en responder.

Para archivar los mensajes uso MailActOn, un plugin de Mail.app que te permite asignar atajos de teclado a reglas de filtrado de correo:

Reglas de MailActOn

Si me llega un mail que quiero archivar, simplemente pulso CTRL + A y desaparece de la bandeja de entrada. CTRL + D lo mueve a @do, CTRL + S (de “Save”) lo mueve a @later y CTRL + R lo mueve a @reply. Todas las teclas están bastante cerca, con lo que normalmente no suelo perder más de 2 segundos en sacar un mensaje de la bandeja de entrada (salvo que lo vaya a responder en menos de 2 minutos, entonces se queda en la bandeja hasta que envíe la respuesta)

O sea, esto:

Workflow GTD simplificado

Contextos

De momento la cosa parece complicada, pero en realidad una vez que te haces con el sistema de archivo de mails se convierte en algo natural y lo harás sin pensar (que es la idea de todo el sistema, en realidad)

Pero salvo que te paguen por archivar emails, todavía no hemos hecho nada productivo (intenta pedir un aumento de sueldo por tener 0 mensajes en la bandeja de entrada, a ver qué pasa… :)

Merlin Mann afirma que tiene configurado su cliente de correo para descargar los mensajes nuevos una vez cada hora. Salvo que trabajes en un servicio de urgencias, en una central nuclear, o arreglando bugs de la beta de La Coctelera, no pasa nada si tardas (como mucho) una hora en contestar un mail (en serio).

La idea es que el tiempo que no estés archivando correos estés currando (sorprendente esto de la economía capitalista, oiga), y entonces es cuando realmente empiezan a ser útiles los contextos.

Digamos que ya has archivado tus mails. El siguiente paso, según cómo sea tu forma de trabajo, es entrar en la carpeta @do o en @reply, y empezar a cerrar tareas.

En estas dos carpetas, tengo una vista por orden cronológico. Primero, los mails más antiguos. Empiezo por el primero, y voy completando las tareas usando el “clásico” flujo de GTD.

Hay quien recomienda reservar un tiempo fijo al día para contestar emails (y tengo algún compañero que es super fan de esa idea), pero yo normalmente suelo hacer sesiones de curro intenso de 45 minutos seguidas de sesiones de 15 de “intendencia” (ordenar mails, contestar pendientes en @reply… leer el Bloglines :)

Los días en que hay mucho jaleo, cambio las sesiones de 45 minutos por sesiones de “Hasta Que Veas Borroso™” (con el cliente de mail cerrado) con pausas más largas.

Para el tema del Flow State, iTunes y unos cascos decentes son una ayuda inestimable.

En el próximo episodio, veremos cómo usar Quicksilver y Actiontastic para convertir mails en tareas y para captura de “marrones” que no vengan por email, y cómo la “Memoria 0″ nos permitirá “desconectar” del trabajo con más facilidad.

¡Hasta la próxima!

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Un par de notas sobre QuickSilver

Para los asistentes al curso (y para los que no fueron : )

El manual al que hacía referencia está aquí en formato PDF. El autor también ha creado una cheat sheet para QuickSilver

Podeis hacer comentarios al manual en este thread del foro de QuickSilver (que, por otra parte, es totalmente recomendable porque está lleno de freaks que comparten trucos : )

Fue un placer tenerles en el Aula Coctelera™ ;D

Mini-curso de Quicksilver

Quicksilver

Quicksilver es uno de esos programas que te cambian la vida (y una razón poderosa para preferir un Mac a un PC).

Sin embargo, con la potencia viene de regalo una curva de aprendizaje bastante escarpada.

Es por ello (oye) que me han convencido para impartir un mini curso de Quicksilver.

La cita será en el aula de La Gran Corporación™, el próximo jueves 21 de septiembre, a las 19:00h.

Confirmen su asistencia dejando un comentario en el blog.

Esta vez no habrá sorteo de licencias (viva el freeware! : )

Update: He añadido el evento en Upcoming.org, así que se agradecería que se registrasen por allí : )